Quizás eres un “freelo” (freelancer) como yo, que decidió intentar ser libre y feliz, o quizás tienes tu propio proyecto y debes trabajar con freelancers. Tal vez estás construyendo un equipo serio y consolidado de trabajo remoto, y necesitas saber cómo hacer para que las cosas funcionen bien, con personas que ni conoces. Sea cual fuere la circunstancia, gestionar personas y tareas, no es nada fácil. Menos aún, si esas personas son: creativas, independientes, soñadoras, que no gustan de horarios fijos, necesitan ganar plata y defienden el tiempo para tener una vida propia.
Justamente porque yo soy esa freelancer que acabo de describir, y porque el blog de Postcron, gracias a cada uno de ustedes ( 🙂 GRACIAS), está creciendo, es que al igual que tú, yo también necesito aprender a manejar un equipo de colaboradores.
Para hacer mi trabajo bien, no perder tiempo, ni plata, investigué mucho para saber todo lo necesario para no llevarme ninguna sorpresa a la hora de trabajar con personas como yo, o más complicadas que yo.
- Beneficios de contratar freelancers
- Cuál es el perfil de un freelancer en general
- Qué skill set, conocimientos y aptitudes son necesarios
- Cómo seleccionar a las personas correctas: paso a paso, tips y preguntas
- Cómo administrar un equipo de (escritores) freelancers y conseguir que el trabajo se realice de manera excelente, sin olvidar que al final del día, todos debemos ser felices.
- Herramientas para trabajar en equipo y a la distancia
1- ¿Por qué contratar y trabajar con freelancers?
Un repaso super rápido por algunas razones que te convencerán de armar tu equipo de trabajo con freelancers:
a- No estás limitado al “talento” local. Internet te permiten encontrar al mejor talento, sea dónde sea que se encuentre.
b- Un mismo puesto de trabajo, en diferentes ciudades, puede tener distintos sueldos, debido a las regulaciones de los convenios de trabajo o políticas laborales de cada estado. Por ejemplo, Silicon Valley es la “capital” de los geeks (lo digo con amor), donde se encuentran los mejores developers, ingenieros, y otros tipos de genios talentosos. Si tú vivieras ahí, quizás contratar a un ingeniero de la zona, te podría costar 10 veces más, sólo por el hecho de que te encuentras en Silicon Valley. En cambio, las ventajas del trabajo freelance, permiten romper esas barreras. Al sueldo lo puedes negociar, sin importar la “geografía”. Hoy por hoy, servicios como Toptal te permiten encontrar el mejor freelance del mundo talento sin importar donde te encuentres o donde se encuentre el talento.
c- En el último tiempo, se ha generado un acelerado proceso de micro especialización o “long tail specialization” de los puestos de trabajo. Puedes encontrar freelancers especializados en cosas que ni se te ocurren. Por ejemplo, este gráfico de oDesk, lo muestra muy bien:
d- Por lo general, los freelancers han trabajado para distintos clientes e industrias, con lo cual pueden aportar soluciones u opiniones mucho más enriquecidas, por sus experiencias anteriores.
e- Los horarios ya no son un problema o limitante.
f- Los costos operativos e insumos, casi que desaparecen.
g- El proceso de búsqueda de talentos es menos burocrático y complejo que el que se realiza tradicionalmente.
h- El aspecto económico, con buenas negociaciones, puede funcionar para las dos partes interesadas.
i- La proximidad física, no asegura colaboración.
2- Aspectos de la personalidad de un freelancer: ¿Estás preparado para contratar y trabajar con uno de ellos?
Para empezar con el pie derecho las tareas de contratar y trabajar con freelancers (escritores, diseñadores, developers, etc), es necesario entender, que estarás contratando una persona con un perfil muy similar al tuyo. Tendrás que trabajar con alguien que también piensa parecido a ti, que ha elegido ser su propio jefe, ser independiente, y hacer lo que le gusta. Un freelancer, es un emprendedor de su propia vida. De alguna manera, puede ser considerado un “solopreneur” .
Justamente por todo lo anterior, es que me pareció súper importante conocer cómo es el perfil de un solopreneur, ya que en esta tribu, habrá dos caciques. Hay que ser inteligente y saber cómo bailar con la otra persona, sin pisar el pie del otro. Esta “danza” implica coordinación y respeto, porque aunque una de las partes tiene el dinero para pagar, la otra, cuenta con la capacidad para ejecutar el trabajo.
Entendamos entonces, “nuestra locura”: las características generales de la personalidad y/o actitudes de un freelancer / emprendedor / solopreneur:
Seguro hay muchas más actitudes o características que nos definen, pero en cierta medida, estas son las que a nivel general, todos compartimos. Investigando para este artículo, llegué a un libro que aún no pude leer completo, pero que parece muy interesante para aprender sobre la personalidad de un emprendedor y seguramente, nos ayudará a entender más y mejor a nuestros colaboradores: “Heart, Smarts, Guts, and Luck” (HSGL)
3- ¿Cómo seleccionar al escritor freelance correcto? El “paso a paso”, tips y las preguntas que no puedes dejar de hacer.
3.1- Paso a paso: primero define qué necesitas, para saber a quién necesitas.
Paso 1:
Es fundamental primero saber, qué necesitas exactamente que sea realizado: haz una lista de todo lo que este proyecto requerirá. Este punto es clave, ya que servirá para organizar el resto del proceso, y podrás tener una idea de la cantidad de dinero que tendrás que invertir, el tiempo que tomará, los conocimientos o habilidades que tendrá que tener el futuro colaborador, cuánta paciencia tendrás que tener, etc.
En el caso específico de un proyecto que involucre escritores freelance, no debes olvidarte de definir también el propósito de los artículos y qué rol tendrán dentro de tu estrategia de content marketing: ¿los usarás para generar comunidad, para posicionar tu producto, para generar awareness de tu marca, para hacer e-commerce, para informar, para fidelizar clientes? Tener en claro esto, te ayudará muchísimo también a definir la estrategia de contenido de tu blog, newsletter, página web, etc., y el calendario de contenido con tópicos, categorías de temas que no pueden faltar, como también, las fuentes y referentes que utilizarán para citar e investigar para crear cada artículo.
Otro punto (en el listado super detallado que has hecho con todo, TODO, lo que necesitas para este proyecto) que debes incluir es cuántos artículos por mes o semana necesitarás, la calidad de cada uno, y su nivel: básico, intermedio o avanzado.
Paso 2:
Cómo lo quieres hecho: tienes que saber lo que quieres y cómo lo quieres. Esto te ayudará a buscar con criterio, un freelancer que sepa hacer las cosas, de la manera en que tú las quieres hechas. Si no tienes en claro esto, quizás encuentres alguien excelente, pero que no tiene tu mismo estilo.
Aquí necesitarás investigar: busca ejemplos de trabajos ya realizados y cómo fueron ejecutados. Esto no sólo te ayudará a armar una idea definida de qué te gusta y a qué quieres que se parezca tu trabajo, sino que también será de utilidad para que el freelancer, sepa a qué apuntas.
En el caso de necesitar contratar un escritor freelance, recopila artículos, y analiza cantidad de palabras, estilo, tono, voz, estructuración del artículo, secuencia y orden de conceptos, uso de links, estadísticas, tipos de ejemplos, etc. Se recomienda armar una guía en la que enumeres todos esos aspectos. Aunque lleve mucho tiempo, luego todo esto, podrás aplicarlo en otras búsquedas futuras.
Paso 3:
Tiempos: antes de pedir imposibles, busca referencias de cuánto tiempo puede tomar esa clase de proyectos que tú estás por llevar a cabo. Analiza tu calendario, y el del proyecto. Considera el hecho de que si encuentras un excelente colaborador, lo más seguro, es que sea una persona muy ocupada. Un filtro para contratar a alguien, también es este aspecto. Aunque sea muy destacado, si no puede cumplir con tus requerimientos, no sirve. Es decir: la disponibilidad del escritor tiene que ser acorde a las expectativas del punto 1.
Paso 4:
Necesitas también conocer tu capacidad financiera.
Identifica el límite máximo de dinero que puedes destinar para este proyecto y así poder negociar de manera inteligente. Recuerda que si quieres algo excelente, vas a tener que pagar por excelencia. El listado de tareas que realizaste en un primer momento, también te servirá para armar el presupuesto.
Se recomienda para el caso de contratar a un escritor freelance, que se acuerde de antemano un precio fijo por el primer artículo, para poder comprobar la “expertise” del redactor. Luego se puede revisar los precios, de acuerdo al avance o “expertise” demostrada.
En este punto en particular, necesitas de antemano pensar qué criterio utilizarás para determinar el precio y/o la modalidad de pago. Qué moneda utilizarás, si el pago será electrónico, depósito, cheque, personalmente, o lo que sea, pero déjalo en claro. También, si aceptas entregar un porcentaje como adelanto, y entre qué fechas abonas.
Paso 5:
Bien, una vez que ya sabes el : “qué, cómo, cuándo y cuánto”, debes pensar en la logística para trabajar en equipo. Si es un grupo numeroso, ¿Tienes una plataforma que funcione como una oficina online? ¿Necesitarás llevar un control de las distintas tareas asignadas? Quizás el trabajo requiera de una plataforma para administrar tareas y proyectos. ¿Tienes Skype, Gmail, Dropbox o sabes manejar Google Drive? ¿Tu laptop acaso tiene cámara y micrófono? Son cosas básicas, pero aunque no lo creas, pasa que hay gente que no considera estos pequeños detalles.
Algunas herramientas:
Skype y Hangouts de Google: ideales para conversaciones uno a uno a través de llamadas o video conferencias, en caso de no tener un equipo numeroso de trabajo. Puedes chatear, compartir pantalla, intercambiar documentos, e invitar otras personas a que participen de las conversaciones.
Google Drive y Dropbox: te permiten crear, almacenar y compartir información en la nube. Todo lo importante estará disponible on line desde todos tus dispositivos.
Campfire: es una herramienta de comunicación colaborativa en equipo. Cuenta con chats, “salas de reuniones”, pizarrones, y otras docenas de features que optimizan la comunicación y trabajo diario entre los miembros de un equipo de trabajo.
Basecamp: una herramienta que permite administrar proyectos. Es una de las más importantes y usadas en todo el mundo ya que desde un simple proyecto hasta uno muy complejo, se puede administrar y controlar con facilidad.
Evernote para negocios: es al mismo tiempo una plataforma para compartir información, almacenar y trabajar en equipo.
Getflow: otra herramienta que permite administrar tareas, proyectos, tener discusiones on line y compartir información.
Paso 6:
Cuestiones legales y “extras”: ten en cuenta, si lo que harás necesitará de algún contrato de exclusividad para que la otra persona no trabaje con la competencia, o para que el material realizado quede bajo propiedad de tu marca o nombre. Son detalles, pero que en un futuro, pueden ser un dolor de cabeza.
3.2- Skill set (aptitudes) básico de todo freelancer
Ya tienes en claro lo que quieres y cómo lo quieres. Ahora bien, antes de lanzarte a la entrevista, no debes olvidarte de que además de las obvias aptitudes y conocimientos básicos que un escritor debe tener: gramática, sintaxis, semántica, redacción, organización de los conceptos, utilización correcta de voz, tono, etc., etc., etc., existen aptitudes necesarias que debe tener un freelancer, para poder trabajar bien, más allá de hacer SU trabajo bien. Esto te ayudará a tener una relación más feliz con tu colaborador:
- Comunicación: en este tipo de trabajo, si no está la costumbre instalada del diálogo y expresión clara de las ideas, diferencias, opiniones, etc., los resultados pueden ser desastrosos.
- Manejo de los tiempos: este estilo de trabajo requiere una persona organizada con las tareas, con la vida personal, comprometida y de palabra. Existe la flexibilidad de horarios, pero los objetivos deben ser cumplidos según el cronograma que se estipula y acuerda de antemano.
- Flexibilidad: muchas cosas cambian a lo largo del proceso de realización del proyecto. Un freelancer tiene que estar preparado para hacer, y rehacer, y rehacer cosas.
- Relaciones interpersonales: es verdad que trabajamos en soledad, pero eso no significa que no tengamos que lidiar con otras personas. Aquí se pone en juego la comunicación, el respeto, la consideración por el otro, la paciencia, y todo lo necesario para que no termine en una guerra, el trabajo diario.
- Capacidad de negociación: hay que saber negociar ideas, dinero, tiempos, etc., para poder avanzar.
- Capacidad para solucionar problemas: un buen freelancer, sabe solucionar problemas de manera creativa y rápida. La proactividad es fundamental.
- Capacidad de investigación: un freelancer, por más destacado, talentoso, e inteligente que sea, tiene que tener esa curiosidad e iniciativa para aprender y saber más. La humildad aunque sea, para verificar si lo que dice y hace, sigue siendo válido.
- Paciencia: trabajar con personas que no conoces, requiere de mucho amor y paciencia, tanto de ti como de tu freelancer.
- Manejo del estrés: no sirve un freelancer, que en un momento que se sienta abrumado, renuncie a mitad del proyecto.
- “Hard Skills”: un escritor freelance, además de los conocimientos de su profesión y las aptitudes para ser un colaborador eficiente, debe contar con la logística necesaria para hacer su trabajo, y otros conocimientos que hacen a su rol de “escritor 2.0”. ¿Qué quiero decir con esto? Debe poder tener: acceso a una conexión estable de Internet, contar con herramientas básicas para la edición de imágenes (Photoshop, Illustrator), conocimientos de social media, Google Trends, herramientas de SEO, HTML (básico), WordPress, entender las claves de la “clickeabilidad” para escribir titulares virales y que generen clicks, y manejo o comprensión de otros idiomas.
3.3- Preguntas que no puedes dejar de hacer en la entrevista a tu candidato a escritor freelance
Haber completado cada uno de los pasos anteriores, te permitirá estar bien preparado para hacer una entrevista eficiente, sin olvidar los puntos importantes, y obtener todas las respuestas que necesitas para poder tomar la decisión correcta.
Aunque los portafolios o curriculums, son muy importantes, la información más valiosa, la obtendrás de la conversación uno a uno que tengas con el candidato. Hay respuestas que dirán mucho más del tipo de persona y colaborador que puede llegar a ser el candidato, más allá del “expertise” que dice tener en un simple CV, o resumen de experiencia.
Las preguntas están a continuación y puedes imprimirlas de esta planilla —> aquí. ¡Copien!
Las preguntas
- ¿Tienes los conocimientos en las tareas del proyecto y tópicos que deseo desarrollar en los artículos? ¿Puedes brindarme algún ejemplo para que lo revise?
- Me llamó la atención “X artículo/ X diseño/ X trabajo”, y me interesaría saber ¿Cómo llegaste a hacerlo, y cuál es el proceso de creación que atraviesas para conseguirlo?
- ¿Sobre qué rubro o industrias redactas con más facilidad o preferencia?
- ¿Qué tipo de contenido creas o te especializas? Artículos, titulares, entrevistas, ebooks, tutoriales, etc.
- ¿Con qué tono te sientes más cómdo para escribir?
- ¿Cuán cómodo te sientes para realizar entrevistas?
- ¿Cómo aprendes sobre nuevos tópicos que tus clientes te piden escribir?
- ¿Cuál es tu metodología de investigación? ¿Cuánto tiempo te tomas para investigar?
- ¿Sabes cómo optimizar contenido para los motores de búsqueda?
- Descríbeme lo que consideras es la estructura visual correcta y completa que debe tener un artículo
- ¿Cómo es tu proceso de revisión/edición?
- ¿Cuáles son tus horarios de trabajo freelance?
- ¿Cómo estás acostumbrado a recibir tus pagos y qué criterio utilizas para cobrarlos? Hora, proyecto, artículo, palabras
- ¿Qué nivel de compromiso puedes brindarle a este proyecto?
3.4 – Filtros para la selección de un escritor freelance: los pequeños detalles que te ayudarán a saber si debes contratar o NO a ese candidato
Bien, has tenido tu primer contacto o entrevista con el candidato. Ahora piensa en estos detalles que enumeramos a continuación, porque en ellos podrás encontrar la respuesta para saber si te conviene o no seguir entrevistando a esa persona.
a- ¿Se conecta con puntualidad en el horario estipulado para la entrevista? ¿Avisa si por “X” motivo se retrasará unos minutos? (Eso sería una muestra de delicadeza y respeto)
b- ¿Durante la entrevista se expresa con el lenguaje adecuado? ¿Las respuestas son claras y se ajustan a la pregunta?
c- Al responder la solicitud, o tal vez en su propia carta de presentación: ¿Tiene buena ortografía y gramática? ¿Utiliza correctamente los signos de puntuación? ¿Estructura su presentación y expresa bien sus ideas por escrito?
d- ¿Es orientado a los detalles? Para comprobar esto, nosotros en Postcron, en el email que enviamos a los postulantes, que valga decir es muy largo, incluimos un punto en el que colocamos una “palabra clave”, que debe usar el postulante en el “asunto” del email, para responderlo. Si la persona no es detallista, y lee rápido, o escanea el texto sin detenerse como corresponde, lo comprobaremos, si no coloca ese detalle en su respuesta.
3.5 – Sitios donde pueden iniciar su búsqueda:
Recuerda que, al momento de crear el anuncio para encontrar a tu futuro colaborador, debes tener en cuenta toooooodas las especificaciones anteriores, y dejar en claro todos los puntos que son importantes para ti.
Linkedin
Freelancer
Workana
Twago
oDesk
Nubelo
Elance
Fiverr
Guru
People per Hour
4- Cómo administrar y trabajar con freelancers sin volverse loco en el intento
Como bien había dicho en un principio, tienes que estar preparado para trabajar con alguien con una naturaleza similar a la tuya. Para que funcionen las cosas de manera eficiente y SANA, debemos trabajar como un equipo. Justamente por eso, quiero compartir este video de los Spurs, porque además de ser excelente, para mí resume los valores básicos que un equipo necesita tener para ser exitoso. Sea un equipo de fútbol, de emprendedores, de freelancers, de vendedores, de cocineros, o de lo que sea, para obtener buenos resultados, se necesita de esto que les muestro a continuación: “El juego Hermoso: San Antonio Spurs”
Nos inspiremos un poco:
https://www.youtube.com/watch?v=H01bjE6EF6g&feature=youtu.be
Administrar personas, requiere de las mismas capacidades y prácticas básicas, ya sea que lo hagamos de manera virtual o personal. Lo que cambia, es el “estilo” o el “formato”.
Para poder hacerlo bien y de manera exitosa, es necesario tener MUY en cuenta los siguientes puntos:
- Más que jefe o manager, tu labor debe ser la de un entrenador o mentor. No estás para controlar solamente, debemos motivar, guiar, mejorar la productividad.
- Comunicación: las cuestiones importantes como comunicados, tareas, objetivos, modificaciones, etc., necesitan quedar asentadas por escrito. Trata de trabajar de esta manera, para evitar malos entendidos o supuestos.
- Debes saber indicar con claridad objetivos que sean medibles, específicos y realizables, para que tu colaborador sepa exactamente qué esperas de él y qué debe ser hecho. En este punto es necesario que ambas partes se aseguren de entender y compartir el significado de cada aspecto. ¿Qué entiende por “excelente” tu colaborador? ¿Qué es responder en “tiempo y forma” para ti? Esto ayuda a hacer más realistas las expectativas.
- Definir cuáles serán los horarios de trabajo . Es necesario acordar en qué horarios el colaborador necesita estar disponible para tratar cualquier eventualidad y evitar demoras innecesarias, esperando una respuesta simple, por horas. Además, establecer horarios, saludarse al iniciar la jornada o al retirarse, es parte del respeto y consideración mutua. Más allá de esto, no hay que olvidarse por otra parte, que tu colaborador también tiene una vida, y no sólo respira para y por ti. Tienes que respetar ese hecho, y entender que si envías un mensaje fuera del horario en el que ha indicado disponibilidad, es posible, que recibas una respuesta al otro día.
- Tu equipo o colaborador necesita saber que cuenta contigo. Debes estar disponible y con predisposición para sus preguntas o dudas, ya que por falta de una simple pregunta, pueden malgastarse recursos, dinero y tiempo.
- Deja de lado el “control” obsesivo. Es obvio que nadie hará las cosas tan “bien” como tú las harías, pero debes aprender a relajarte y confiar.
- Motiva a tu o tus colaboradores: es necesario de vez en cuando, saber que las cosas están yendo bien gracias al sacrificio y dedicación de todas las partes. Es impresionante como una palabra de aliento, agradecimiento y reconocimiento, puede estimular a una persona, a que trabaje mucho más y encima, mejor. Nosotros en Postcron, ya que trabajamos también en remoto, tratamos de que en nuestra comunicación diaria, usar imágenes graciosas, gifs, emoticones, y todo lo que aporte a la motivación y ¡buena energía de todo el grupo! A la pregunta: ¿qué tal tu fin de semana? si no nos fue muy bien, podríamos responderla con este gif:
- Realiza reuniones periódicas: intercambiar novedades, progresos, fallas, dudas.
- Conoce en más profundidad a tu colaborador, y descubre cuáles son las otras áreas en las que tiene potencial, y que siente pasión. Sus otras habilidades te pueden servir para un futuro, o para que haga otra tarea en la que quizás es mucho mejor.
Además de cuestiones generales, es importante también, tener en cuenta ciertos aspectos específicos para trabajar eficientemente con escritores freelance:
- Si el redactor va a escribir sobre tu empresa o producto ofrécele toda la información relacionada con el producto y tu empresa. Hay detalles que no salen en la sección “About” (Sobre nosotros) de tu página web. Debes poder transmitirle el espíritu de tu proyecto o compañía.
- Indica el perfil de los lectores y qué propósito cumple cada artículo.
- Entrégale una guía de publicación para que sepa: estilo, largo del artículo, aspectos para la edición, y otros requerimientos que tú necesitas que se cumplan.
- Entrégale ejemplos de artículos que sirvan como modelo de “cómo debería” verse el resultado final.
- Revisiones: al comienzo se recomienda, que el redactor escriba un primer punto del artículo, y que lo entregue para revisión, ya que esto permitirá saber si el estilo, el enfoque, la redacción y el desarrollo, es el correcto, evitando que el escritor realice un artículo entero, y luego tener que corregir todo.
Para concluir
Deja de lado el rol de “jefe” y aprende a trabajar en equipo y a considerar a tu freelance, como un colaborador que trabaja a tu par. Tu labor no es ser un manager, sino ser un entrenador y mentor: motiva, estimula, alienta, confía.
Cuando tengas en claro qué es lo que quieres, define cómo lo quieres, y de esta manera, podrás encontrar con más precisión lo que buscas.