Talvez você seja um “freela” (freelancer) como eu, que decidiu tentar ser livre e feliz, ou talvez você tenha o seu próprio projeto e deve trabalhar com freelancers. Talvez você esteja construindo uma equipe séria e consolidada de trabalho remoto, e precisa saber como fazer para que as coisas funcionam bem, com pessoas que nem conhece. Seja qual for a circunstância, gerenciar pessoas e tarefas não é nada fácil. Ainda mais se essas pessoas são: criativas, independentes, sonhadoras, que não gostam de horários fixos, precisam ganhar dinheiro e defendem o tempo para ter uma vida própria.
Justamente porque eu sou essa freelancer que acabo de descrever, e porque o blog da Postcron, graças a cada um de vocês ( 
OBRIGADA), está crescendo, é que igual a você, eu também preciso aprender a manejar uma equipe de colaboradores.
Para fazer bem o meu trabalho, não perder tempo, nem dinheiro, investiguei muito para saber tudo que é necessário para não ter nenhuma surpresa na hora de trabalhar com pessoas como eu, ou mais complicadas que eu.
- Benefícios de contratar freelancers
- Qual é o perfil de um freelancer em geral
- Que skill set, conhecimentos e aptidões são necessárias
- Como selecionar as pessoas corretas: passo a passo, dicas e perguntas
- Como administrar uma equipe de (escritores) freelancers e conseguir que o trabalho se realize de maneira excelente, sem esquecer que no fim do dia, todos devemos ser felizes.
- Ferramentas para trabalhar em equipe a distância.
1- Por que contratar e trabalhar com freelancers?
Um resumo super rápido por algumas razões que te convencerão a armar sua equipe de trabalho com freelancers:
a- Você não está limitado ao “talento” local. Internet te permite encontrar o melhor talento, seja onde for que se encontre.
b- O mesmo posto de trabalho, em diferentes cidades, pode ter diferentes salários, devido às regulações dos convênios de trabalho ou políticas de trabalho de cada estado. Por exemplo, Silicon Valley é a “capital” dos geeks (digo com amor), onde podem ser encontrados os melhores developers, engenheiros e outros tipos de gênios talentosos. Se você vivesse ali, contratar um engenheiro da zona poderia te custar 10 vezes mais, só porque você se encontra em Silicon Valley. Em troca, as vantagens do trabalho freelance permitem romper essas barreiras. O salário você pode negociar, sem se importar coma “geografia”.
c- No último tempo, se gerou um acelerado processo de micro especialização ou “long tail specialization” dos postos de trabalho. Você pode encontrar freelancers especializados em coisas que nem te ocorram. Por exemplo, este gráfico de oDesk o mostra muito bem:
d- Em geral, os freelancers trabalharam para diferentes clientes e indústrias, com o qual podem acrescentar soluções ou opiniões muito mais enriquecedoras, por suas experiências anteriores.
e- Os horários já não são um problema ou limitação.
f- Os custos operacionais e contribuições, quase que desaparecem.
g- O processo de busca de talentos é menos burocrático e complexo que o que se realiza tradicionalmente.
h- O aspecto econômico, com boas negociações, pode funcionar para as duas partes interessadas.
A proximidade física não assegura colaboração.
2- Aspectos da personalidade de um freelancer: Você está preparado para contratar e trabalhar com um deles?
Para começar com o pé direito as tarefas de contratar e trabalhar com freelancers (escritores, designers, developers, etc), é necessário entender que você estará contratando uma pessoa com um perfil similar ao seu. Você terá que trabalhar com alguém que também pensa de forma parecida com você, que escolheu ser o seu próprio chefe, ser independente e fazer o que gosta. Um freelancer, é um empreendedor de sua própria vida. De alguma maneira, pode ser considerado um “solopreneur”.
Justamente por tudo isso, é que pareceu super importante para mim conhecer como é o perfil de um solopreneur, já que nesta tribo, haverá dois caciques. É preciso ser inteligente e saber como dançar com a outra pessoa sem pisar no pé do outro. Esta “dança” implica coordenação e respeito, porque ainda que uma das partes tenha o dinheiro para pagar, a outra conta com a capacidade para executar o trabalho.
Entendemos então, “nossa loucura”: as características gerais da personalidade e/ou atitudes de um freelancer/ empreendedor/ solopreneur:
3- Como selecionar o escritor freelance correto? O “passo a passo”, dicas e as perguntas que você não pode deixar de fazer.
3. 1- Passo a passo: primeiro defina o que precisa, para saber de quem você precisa.
Passo 1:
É fundamental saber primeiro o que exatamente precisa ser realizado: faça uma lista de tudo o que este projeto requer. Este ponto é chave, já que servirá para organizar o resto do processo, e você poderá ter uma ideia da quantidade de dinheiro que terá que investir, o tempo que tomará, os conhecimentos e habilidades que o futuro colaborador precisará ter, quanta paciência você precisará ter, etc.
No caso específico de um projeto que envolve escritores freelance, você não deve se esquecer de definir também o propósito dos artigos e qual função terão dentro da sua estratégia de content marketing: você os usará para gerar comunidade, para posicionar o seu produto, para gerar awareness da sua marca, para fazer e-commerce, para informar, para fidelizar clientes? Ter isso claro te ajudará a definir a estratégia de conteúdo do seu blog, newsletter, site, etc, e o calendário de conteúdo com tópicos, categorias de temas que não podem faltar, como também as fontes e referências que utilizarão para citar e investigar para criar cada artigo.
Outro ponto (na lista super detalhada que você fez com tudo, TUDO, o que precisa para este projeto) que você deve incluir é quantos artigos por mês ou por semana será necessário, a qualidade de cada um e o seu nível: básico, intermediário ou avançado.
Passo 2:
Como você quer fazer: você precisa saber o que quer e como quer. Isto te ajudará a buscar com critério, um freelancer que saiba fazer as coisas da maneira que você quer. Se não tiver isso claro, talvez encontre alguém excelente, mas que não tem o seu estilo.
Aqui, você precisará investigar: busque exemplos de trabalhos já realizados e como foram executados. Isso não só te ajudará a armar uma ideia definida do que você gosta e a que deseja que se pareça o seu trabalho, mas também será de utilidade para que o freelancer saiba para onde apontar.
No caso de precisar contratar um escritor freelance, reúna artigos e analise a quantidade de palavras, estilo, tom, voz, estruturação do artigo, sequência e ordem de conceitos, uso de links, estatísticas, tipos de exemplos, etc. É recomendável armar um guia na qual enumere todos esses aspectos. Ainda que leve muito tempo, depois de tudo isso, você poderá aplica-lo em outras buscas futuramente.
Passo 3:
Tempos: antes de pedir algo impossível, busque referências de quanto tempo pode demorar esse tipo de projeto que você está realizando. Analise o seu calendário e o do projeto. Considere o fato de que, se encontrar um excelente colaborador, o mais certo é que seja uma pessoa muito ocupada. Um filtro para contratar alguém, também é este aspecto. Ainda que seja muito destacado, se não pode cumprir com os seus requerimentos, não serve. Quer dizer: a disponibilidade do escritor tem que ser de acordo com as expectativas do ponto 1.
Passo 4:
Você também precisa conhecer a sua capacidade financeira.
Identifique o limite máximo de dinheiro que você pode destinar para este projeto e assim poderá negociar de maneira inteligente. Lembre-se que se quiser algo excelente, vai ter que pagar pela excelência. A lista de tarefas que você realizou em um primeiro momento, também servirá para criar o orçamento.
É recomendável para o caso de contratar um escritor freelance, que seja combinado de antemão um preço fixo pelo primeiro artigo, para poder comprovar a “expertise” do redator. Depois, os preços podem ser revisados, de acordo com o avanço ou “expertise” demonstrada.
Neste ponto em particular, você precisa pensar de antemão em que critério utilizará para determinar o preço e/ou a modalidade de pagamento. Qual moeda utilizará, se o pagamento será eletrônico, depósito, cheque, pessoalmente, ou o que for, mas deixe claro. Também, se aceita entregar uma porcentagem adiantada e entre quais datas vai pagar.
Passo 5:
Bem, uma vez que você já sabe o: “o que, como, quando e quanto”, você deve pensar na logística para trabalhar em equipe. Se é um grupo numeroso, você tem uma plataforma que funcione como um escritório online? Precisará levar um controle das diferentes tarefas atribuídas? Talvez o trabalho precise de uma plataforma para administrar tarefas e projetos. Você tem Skype, Gmail, Dropbox ou saber utilizar o Google Drive? Por acaso, o seu computador tem câmera e microfone? São coisas básicas, mas ainda que não acredite, há pessoas que não consideram esses pequenos detalhes.
Algumas ferramentas:
Skype e Hangouts do Google: ideais para conversas um a um através de chamadas ou conferências de vídeo, em caso de não ter uma equipe nomerosa de trabalho. Você pode conversar, compartilhar tela, trocar documentos e convidar outras pessoas para participar das conversas.
Google Drive e Dropbox: te permite criar, armazenar e compartilhar informação na núvem. Tudo o que é importante estará disponível online em todos os seus dispositivos.
Campfire: é uma ferramenta de comunicação colaborativa em equipe. Conta com chats, “salas de reuniões”, quadros negros e outras dezenas de features que otimizam a comunicação e trabalho diário entre os membros de uma equipe de trabalho.
Basecamp: uma ferramenta que permite administrar projetos. É uma das mais importantes e usadas no mundo todo, já que desde um simples projeto até um muito completo, pode ser administrado e controlado com facilidade.
Evernote para negócios: é ao mesmo tempo uma plataforma para compartilhar informação, armazenar e trabalhar em equipe.
Getflow: outra ferramenta que permite administrar tarefas, projetos, ter discussões online e compartilhar informação.
Passo 6:
Questões legais e “extras”: Leve em conta se o que fará vai precisar de algum contrato de exclusividade para que a outra pessoa não trabalhe com a concorrência, ou para que o material realizado fique sob propriedade da sua marca ou nome. São detalhes, mas que no futuro, podem ser uma dor de cabeça.
3.2 Skill set (aptidões) básico de todo freelancer
Você já tem claro o que quer e como quer. Agora bem, antes de lançar a entrevista, não pode se esquecer de que além das mais óbvias aptidões e conhecimentos básicos que um escritor deve ter: gramática, sintaxe, semântica, redação, organização dos conceitos, utilização correta da voz, tom, etc., etc., etc., existem aptidões necessárias que um freelancer deve ter para poder trabalhar bem, além de fazer o SEU trabalho bem. Isso te ajudará a ter uma relação mais feliz com o seu colaborador:
- Comunicação: neste tipo de trabalho, se você não está acostumada com o diálogo e a expressão clara das ideias, diferenças, opiniões, etc., os resultados podem ser desastrosos.
- Administração do tempo: este estilo de trabalho requer uma pessoa organizada com as tarefas, com a vida pessoal, comprometida e de palavra. Existe a flexibilidade de horários, mas os objetivos devem ser cumpridos segundo o cronograma que se estipula e combina de antemão.
- Flexibilidade: muitas coisas mudam ao longo do processo de realização do projeto. Um freelancer tem que estar preparado para fazer e refazer, e refazer coisas.
- Relações interpessoais: é verdade que trabalhamos sozinhos, mas isso não significa que não temos que lidar com pessoas. Aqui está o jogo da comunicação, o respeito, a consideração pelo outro, a paciência e tudo o que é necessário para que o trabalho diário não termine em uma guerra.
- Capacidade de negociação: é preciso saber negociar ideias, dinheiro, tempo, etc., para poder avançar.
- Capacidade para solucionar problemas: um bom freelancer sabe solucionar problemas de maneira criativa e rápida. A proatividade é fundamental.
- Capacidade de investigação: um freelancer, por mais destacado, talentoso e inteligente que seja, tem que ter essa curiosidade e iniciativa para aprender e saber mais. A humildade, ainda que seja para verificar se o que diz e faz segue sendo válido.
- Paciência: trabalhar com pessoas que não conhece requer muito amor e paciência, tanto da sua parte quanto do seu freelancer.
- Lidar com o estresse: não serve um freelance, que no momento em que se sente sobrecarregado, renuncia a metade do projeto.
- “Hard Skills”: um escritor freelance, além dos conhecimentos de sua profissão e as aptidões para ser um colaborador eficiente, deve contar com a logística necessária para fazer o seu trabalho, e outros conhecimentos que compõe o seu papel de “escritor 2.0”. O que quero dizer com isso? Deve poder ter: acesso a uma conexão estável de internet, contar com ferramentas básicas para a edição de imagens (Photoshop, Illustrator), conhecimentos de social media, Google Trends, ferramentas de SEO, HTML (básico), WordPress, entender as chaves da “clicabilidade” para escrever títulos virais e que gerem cliques, e gestão de outros idiomas.
3.3- Perguntas que você não pode deixar de fazer na entrevista a seu candidato a escritor freelance
Completar cada um dos passos anteriores, te permitirá estar bem preparado para fazer uma entrevista eficiente, sem se esquecer dos pontos importantes, e obter todas as respostas que você precisa para poder tomar a decisão correta.
Ainda que os portfólios ou currículos sejam muito importantes, a informação mais valiosa você obterá da conversa que tenha com o candidato. Há respostas que dirão muito mais do tipo de pessoa e colaborador que o candidato pode chegar a ser, além da “expertise” que um simples CV diz ter, ou resumo de experiência.
As perguntas estão a seguir e você pode imprimi-las desta planilha à aqui. Copiem!
As perguntas
- Você tem os conhecimentos nas tarefas do projeto e tópicos que desejo desenvolver nos artigos? Você pode me enviar algum exemplo para que eu revise?
- Me chamou a atenção “X artigo/ X design / X trabalho”, e me interessaria saber como você chegou a fazê-lo, e qual é o processo de criação que atravessou para consegui-lo?
- Sobre qual categoria ou indústria você escreve com mais facilidade ou preferência?
- Que tipo de conteúdo você cria ou se especializa? Artigos, títulos, entrevistas, ebooks, tutoriais, etc.
- Com que tom você se sente mais cômodo para escrever?
- Quão cômodo você se sente para realizar entrevistas?
- Como você aprende sobre novos tópicos que os seus clientes te pedem para escrever?
- Qual é a sua metodologia de investigação? Quanto tempo você leva para investigar?
- Você sabe como otimizar conteúdo para os motores de busca?
- Descreva o que considera e a estrutura visual correta e completa que deve ter um artigo.
- Como é o seu processo de revisão/edição?
- Quais são os seus horários de trabalho freelance?
- Como está acostumado a receber os seus pagamentos e quais critérios você utiliza para cobra-los? Hora, projeto, artigo, palavras…
- Qual nível de compromisso você pode oferecer a este projeto?
3.4- Filtros para a seleção de um escritor freelance: os pequenos detalhes que te ajudarão a saber se você deve ou NÃO contratar esse candidato
Bem, você teve o seu primeiro contato ou entrevista com o candidato. Agora, pense nesses detalhes que enumeramos a seguir, porque neles você poderá encontrar a resposta para saber se te convém ou não seguir entrevistando essa pessoa.
a- Ele se conecta pontualmente no horário estipulado para a entrevista? Avise se por “X” motivo se atrasará alguns minutos? (Isso seria uma demonstração de delicadeza e respeito)
b- Durante a entrevista, ele se expressa com a linguagem adequada? As respostas são claras e se ajustam à pergunta?
c- Ao responder a solicitação, ou talvez em sua própria carta de apresentação: tem boa ortografia e gramática? Utiliza corretamente os sinais de pontuação? Estrutura sua apresentação e expressa bem as suas ideias por escrito?
d- É atento aos detalhes? Para comprovar isso, nós da Postcron, no e-mail que enviamos aos candidatos, que é muito longo, incluímos um ponto no qual colocamos uma “palavra-chave”, que o candidato deve usar no assunto do e-mail, para respondê-lo. Se a pessoa não é detalhista e lê muito rápido ou visualiza o texto sem se deter de forma adequada, o comprovaremos, se não colocar esse detalhe na resposta.
3.5- Sites onde você pode iniciar sua busca:
Lembre que, no momento de criar o anúncio para encontrar o seu futuro colaborador, você levar em consideração toooooodas as especificações anteriores, e deixar claro todos os pontos que são importantes para você.
Linkedin
Freelancer
Workana
Twago
oDesk
Nubelo
Elance
Fiverr
Guru
People per Hour
4- Como administrar e trabalhar com freelancers sem ficar louco tentando
Como bem dissemos no começo, você precisa estar preparado para trabalhar com alguém com a natureza parecida com a sua. Para que as coisas funcionam de maneira eficiente e SAUDÁVEL, devemos trabalhar como uma equipe. Justamente por isso, quero compartilhar este vídeo do Spurs, porque além de ser excelente, para mim resume os valores básicos que uma equipe precisa ter para ser bem sucedida. Seja uma equipe de futebol, de empreendedores, de freelancers, de vendedores, de cozinheiros, ou do que for, para obter bons resultados, você precisa disso que lhes mostro a seguir: “O bonito jogo: San Antonio Spurs”. Vamos nos inspirar um pouco:
Administrar pessoas, requer as mesmas capacidades e práticas básicas, seja de maneira virtual ou pessoal. O que muda, é o “estilo” e o “formato”. Para poder fazê-lo bem e de maneira bem sucedida, é preciso ter em conta os seguintes pontos:
- Mais que chefe ou manager, seu trabalho deve ser de um treinador ou mentor. Você não está ali somente para controlar, devemos motivar, guiar, melhorar a produtividade.
- Comunicação: as questões importantes como comunicados, tarefas, objetivos, modificações, etc., precisam ser estabelecidas por escrito. Trate de trabalhar desta maneira, para evitar mal entendidos ou suposições.
- Você deve saber indicar com clareza os objetivos que sejam medíveis, específicos e realizáveis, para que o seu colaborador saiba exatamente o que você espera e o que deve ser feito. Neste ponto, é necessário que ambas as partes se assegurem de entender e compartilhar o significado de cada aspecto. O que o seu colaborador entende por “excelente”? O que é responder em “tempo e forma” para você? Isto ajuda a tornar as expectativas mais realistas.
- Definir quais serão os horários de trabalho. É necessário concordar em quais horários o colaborador precisa estar disponível para tratar qualquer eventualidade e evitar uma demora desnecessária, esperando por horas uma resposta simples. Além disso, estabelecer horários, cumprimentar os iniciar a jornada de trabalho e ao se retirar, é parte do respeito e consideração mútua. Além do mais, não pode se esquecer por outro lado, que o seu colaborador também tem uma vida, e não respira só para e por você. Então, você precisa respeitar isso e entender que, se você envia uma mensagem fora do horário em que ele indicou disponibilidade, é possível que receba uma resposta apenas no outro dia.
- Sua equipe ou colaborador precisa saber que conta contigo. Você deve estar disponível e disposto para responder suas perguntas ou dúvidas, já que por falta de uma simples pergunta, vocês podem desperdiçar recursos, dinheiro e tempo.
- Deixe de lado o “controle obsessivo”. É óbvio que ninguém fará as coisas tão bem quanto você faria, mas você deve aprender a relaxar e confiar.
- Motive os seus colaboradores: é necessário de vez em quando, saber que as coisas estão indo bem graças ao sacrifício e dedicação de todas as partes. É impressionantes como uma palavra de alento, agradecimento e reconhecimento pode estimular uma pessoa, para que trabalhe muito mais e melhor. Nós da Postcron, já que também trabalhamos de forma remota, tratamos de que em nossa comunicação diária, sejam usadas imagens engraçadas, gifs, emoticons e tudo o que acrescente motivação e energia para o grupo! A pergunta: como foi o seu fim de semana? Se não foi muito bom, poderíamos responde-la com esse gif:
- Realize reuniões periódicas: trocar novidades, progressos, falhas e dúvidas.
- Conheça profundamente o seu colaborador, e descubra quais são as outras áreas nas quais tem potencial, e que sente paixão. Suas outras habilidades podem servir para você no futuro, ou para que faça outra tarefa na qual talvez seja muito melhor.
Além de questões gerais, é importante também ter em conta certos aspectos específicos para trabalhar eficientemente com escritores freelance:
- Se o redator vai escrever sobre sua empresa ou produto, ofereça toda a informação relacionada com o produto e sua empresa. Há detalhes que não saem na seção “About” (Sobre nós), do seu site. Você deve por transmitir a ele o espirito do seu projeto ou empresa.
- Indique o perfil dos leitores e qual propósito cumpre cada artigo.
- Entregue a ele um guia de publicação para que saiba: estilo, tamanho do artigo, aspectos para a edição, e outros requerimentos que você precisa que sejam cumpridos.
- Entregue exemplos de artigos que sirvam como modelo de “como deveria” ser visto o resultado final.
- Revisões: no começo, é recomendável que o redator escreva um primeiro ponto do artigo e que o entregue para revisão, já que isto permitirá saber se o estilo, foco, redação e desenvolvimento é o correto, evitando que o escritor realize um artigo inteiro e depois tenha que corrigir tudo.
Para concluir
Deixe de lado o papel de “chefe” e aprenda a trabalhar em equipe e a considerar o seu freelance como um colaborador que trabalha com você. Seu trabalho não é ser um gerente, e sim um treinador e mentor: motive, estimule, encoraje, confie. Quando tiver claro o que quer, defina como quer, e desta maneira, poderá encontrar o que busca com mais precisão.
Eu, por minha parte, espero poder aplicar de fato, cada um desses pontos. Sua experiência foi boa ou ruim? Preciso um pouco da sua ajuda! J